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Para começar a utilizar o sistema da Cãotrole é muito fácil e iremos passar pelos principais tópicos que você precisa saber, e configurar, pra começar a usar.

Configurando

O primeiro passo é acessar a página de Configurações. É lá que ficam as opções que definem como o sistema se comporta no dia a dia, e vale configurar todas antes de começar:

Faturamento automático no check-out

Aqui você pode decidir se quer que, ao efetuar check-out de um pet, a fatura seja automaticamente gerada. Caso já exista uma fatura em aberto o sistema irá incluir apenas um novo item nessa fatura, ao invés de criar uma nova. Para que essa opção funcione conforme você esperado as funcionaliadades seguintes também precisarão estar bem configuradas.

Atividades do pet

A opção Ativar gerenciamento de atividades do pet liga o quadro de Atividades na página de cada pet. É ali que a equipe registra o que o pet fez durante o dia — brincou no parquinho, tomou banho, descansou — deixando um histórico para consultar e para contar ao tutor.

Se a sua operação não usa esse tipo de registro, basta desmarcar a opção: o quadro deixa de aparecer na página dos pets para toda a equipe. Você pode ligar de novo quando quiser, sem perder nada do que já foi registrado.

Limites de horários

Defina os horários que determinam como diárias, meias diárias e pernoites são cobradas no check-out dos pets. Veja o passo a passo em Configuração de limites de horários.

Porte dos pets

Em Configurações > Porte dos pets você pode vincular cada porte (Pequeno, Médio, Grande, etc.) a um código de referência usado por outro sistema que você utilize, como um ERP.

Esse código é opcional e, uma vez preenchido, passa a ser exportado como uma coluna própria ("Pet - Porte - Ref.") ao exportar os check-ins e check-outs de um pet, na página de perfil do pet. Se o porte não tiver um código de referência configurado, a coluna é exportada em branco.

Serviços

Cadastre também os serviços que serão cobrados (diária de creche, banho, tosa, etc.) em Serviços. É nos serviços de Creche, Meia Diária e Pernoite que fica a opção de automação no check-out, citada lá em Faturamento automático — sem pelo menos um desses serviços configurado, nenhuma fatura sai automaticamente.

Veja o passo a passo completo em Serviços.

Turmas

Em Turmas você cadastra as turmas em que os pets serão organizados. Assim como o porte, é possível vincular um código de referência (Ref.) opcional para outros sistemas, como um ERP.

A turma é obrigatória no cadastro do pet, então crie pelo menos uma antes de cadastrar o primeiro pet.

Convidando o primeiro tutor

Antes de cadastrar o primeiro pet, convide o tutor responsável por ele: um pet só pode ser cadastrado depois que o tutor aceita o convite. Sem essa etapa, não é possível vincular ninguém como responsável e o cadastro do pet fica bloqueado.

Veja o passo a passo completo em Convidar membros e tutores.

Cadastrando o primeiro pet

Com tutor, turma e serviços prontos, o último passo é cadastrar o pet, vinculando o tutor, a turma, o porte e a pelagem.

Veja o passo a passo completo em Cadastro de pets.

Descontos de serviço

Com o pet cadastrado, você já pode configurar descontos para ele, na aba Descontos do perfil do pet. Diferente dos outros cadastros, os descontos só podem ser criados depois que o pet já existe — eles são sempre vinculados a um pet específico.

Veja o passo a passo completo em Descontos de serviço.

Faturas

As faturas dos pets ficam em Faturas. Elas podem ser geradas automaticamente no check-out — se você ativou o Faturamento automático e tem um serviço de Estadia com automação no check-out — ou lançadas manualmente a qualquer momento.

Agenda (opcional)

Não é um passo obrigatório para começar, mas vale saber: se você marcar "Permitir que tutores agendem esse serviço" ao cadastrar um serviço (veja Serviços), os próprios tutores passam a poder solicitar agendamentos desse serviço para seus pets, direto pelo acesso deles — você só precisa aprovar ou recusar. Veja como funciona em Agenda.

Retornos (opcional)

Se você trabalha com serviços que vencem — vacina, vermífugo, antipulga —, vale conhecer os Retornos: o sistema guarda a data do próximo vencimento, avisa o tutor por e-mail com a antecedência que você definir e deixa a lista do que está para vencer sempre à mão.

Para usar, marque Este serviço gera retorno ao cadastrar o serviço. Veja como funciona em Retornos.